Master Data Management

Master Data Management (MDM)

Für einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen ist die korrekte, eindeutige und vollständige Speicherung sowie Aufbewahrung von Daten unabdingbar. Master Data Management vereint bereichsübergreifend unternehmensrelevante Informationen an einem Single Point of Truth und ermöglicht somit ein hochqualitatives Datenmanagement. Unternehmen, die mit komplexen Sortimenten oder Produktionsmethoden und auf regulierten Märkten arbeiten, profitieren in hohem Grad von professionellem MDM und entsprechenden Systemen.

Was ist Stammdatenmanagement?

Das gängige Verständnis von Stammdatenmanagement umfasst eine Methode, mit der Unternehmen geschäftsrelevante Daten unter einer gemeinsamen Referenz verknüpfen können. Stammdaten umfassen dabei wirtschaftlich relevante Objekte eines Unternehmens. Zu diesen Objekten zählen Kunden, Standorte, Lieferanten, Assets, Produkte und Mitarbeiter. Beim sogenannten Multidomain Master Data Management, kurz Multidomain MDM genannt, werden einzelne Daten-Domains bzw. Datenbanken für verschiedene Stammdaten an einem Ort vereint. Damit lässt sich mühevoller Parallelbetrieb von Systemen, wie es bei Single Domain Management der Fall ist, vermeiden. Außerdem können Unternehmen ihre Daten auf diese Weise schnell und effizient integrieren und analysieren. Das führt zu besseren operativen und organisatorischen Entscheidungen. Das Potenzial für Kostenreduktionen wird transparent und die Flexibilität des Unternehmens bei Marktveränderungen steigt.

Multidomain MDM bietet einen 360° Blick und schafft damit mehr Transparenz, eine höhere Datenqualität und effizientere Prozesse.

Funktionsweise von Master Data Management

Das Stammdatenmanagement beginnt mit dem Einsammeln von Daten in verschiedenen Bereichen. Jeder Bereich stellt eine Domain dar. In einer Multidomain-Lösung werden diese unterschiedlichen Domains an zentraler Stelle vereint, wo sie technisch genutzt und ausgewertet werden. Die einwandfreie Funktionsweise von Master Data Management hängt jedoch maßgeblich von der Organisation des MDM ab: Meist werden Daten dezentral gepflegt, d.h. eingegeben, geändert und gelöscht. Das kann beispielsweise die Personalabteilung für Mitarbeiterdaten sein oder die Marketingabteilung für Produktdaten. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten die konkrete Aufgabe, bestimmte Stammdaten zu pflegen und sind somit für die Datenqualität verantwortlich. Ein MDM-System kann bei der Fehlervermeidung unterstützen, zum Beispiel in Form von der Sichtbarkeit von Dubletten. An zentraler Stelle – meist in der IT-Abteilung – laufen die verschiedenen Domains zusammen. Hier sitzen oft sogenannte Data Stewards, die für die korrekte Formatierung, Validierung und die technische Verwendbarkeit der Stammdaten verantwortlich sind. In fortgeschrittenen Lösungen kann die IT-Abteilung dem ganzen Unternehmen mit Hilfe des MDMs ein Digital Business Hub zur Verfügung stellen, das aussagekräftige Analysen und Berichte liefert.

Wie funktioniert Master Data Management in der Praxis?

Die Bedeutung von Stammdatenmanagement in der Praxis nimmt ständig zu. Zum Beispiel ist eine mögliche Herangehensweise an die Erfüllung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ein effektives MDM-System. Viele Unternehmen begegnen jedoch einer Reihe Herausforderungen, wenn sie Stammdatenmanagement einführen wollen. Das Thema ist komplex, unternehmensübergreifend und ressourcenintensiv. Darüber hinaus ist es eher eine laufende Aufgabe als ein einmaliges Projekt. Aus diesem Grund tun Unternehmen mit komplexen Supply Chains, umfangreichen Sortimenten und Produkten auf einem regulierten Markt gut daran, bei der Auswahl und Implementierung eines MDM-Systems auf (ggf. externen) Experten zurückzugreifen.

Auswahl eines geeigneten Systems

Die Anforderungen an ein MDM-System hängen von den Voraussetzungen im Unternehmen ab. Je komplexer die Vorgänge, Sortimente und Infrastruktur in einer Firma sind, desto höher sind die Anforderungen an die zu erfüllenden Master Data Management Funktionen. Im Allgemeinen lässt sich für die meisten Organisationen ein Multidomain MDM-System empfehlen. Dieses vereint verschiedene Datenarten an zentraler Stelle und der Einsatz unterschiedlicher Systeme lässt sich damit vermeiden.

Systemintegration und mögliche Fehlerquellen

MDM-Systeme treffen auf die unterschiedlichsten Infrastrukturen bei der Implementierung in verschiedenen Unternehmen. Aus diesem Grund muss das MDM-System in der Lage sein, mit verschiedenen ERP-Systemen, CRM-System usw. zu kommunizieren. Sie sollen auch verschiedene relevante Datenformate verarbeiten können. Zu bedenken ist weiterhin, dass zentralisiertes Master Data Management die einheitliche Nutzung von Datenformaten erfordert. Deshalb findet die Anpassung und technische Integration nicht nur über die Schnittstelle zum MDM-System statt, sondern auch bei den Mitarbeitern, die in der Organisation für die Stammdatenpflege verantwortlich sind. Dieses Change Management ist eine anspruchsvolle organisatorische Aufgabe.

Ihre Vorteile

  • Steigerung der Datenqualität und Vereinfachung der Datenverwaltung
  • Geringe Kosten durch Vermeidung von redundanten Technologien oder gegenläufiger Prozesse
  • Einfachere Einhaltung der Regulierungsvorschriften (bspw. DSGVO, MDR, IDMP)
  • Steigerung der operativen und organisatorischen Effizienz durch Vermeidung von Dubletten, uneinheitlichen Daten und fehleranfälligen Prozessen
  • Änderungen werden schneller und effizienter unternehmensweit ausgeführt

  • Optimierung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern
  • Nachvollziehung der Querbeziehungen zwischen verschiedenen Einheiten
  • Matching & Linking – Gewinnung von neuen Erkenntnisse durch die Integration und Analyse von Daten-Domains
  • Steigerung der Unternehmensagilität und -flexibilität bei Marktveränderungen
  • Unterstützung der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle
  • 360-Grad-Sicht auf den Kunden – als Voraussetzung für ein positives Kundenerlebnis
  • Verfolgung von Produkten über deren gesamten Lebenszyklus / Verwaltung von Attributen zur Produktrückverfolgbarkeit

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