Vaillant Deutschland GmbH & Co. KG

Einrichtung eines Product Information Management Systems

Kataloge, Gesamtpreislisten, Großhandelspreislisten und Installationspreislisten sind nur einige Beispiele für tausende komplexe Informationsseiten, die Vaillant jährlich allein für den deutschen Markt produziert.

Die Umsetzung dieser ist mit einem immensen Aufwand verbunden, und um den steigenden Marktanforderungen gerecht zu werden, bedarf es dem Einsatz transparenter, zentraler Prozesse.

Die Vaillant Deutschland GmbH & Co. KG ist eine Vertriebsgesellschaft der Vaillant Group, einem international tätigen Unternehmen mit Hauptsitz in Remscheid, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist.

Als einer der weltweiten Markt- und Technologieführer bietet die Vaillant Group umweltfreundliche und energiesparende Lösungen im Bereich Heizen, Kühlen und Warmwasser. Die energieeffizienten Produkte und Systeme werden in über 60 Ländern vertrieben. Mit Umsätzen in Höhe von über 2,3 Mrd. Euro ist die Vaillant Group europaweit das zweitgrößte Unternehmen der Branche.

Preislisten-Produktion
Um das umfangreiche Portfolio für den Vertrieb und den Fachhandel übersichtlich darzustellen, erstellt die Vaillant Deutschland GmbH einmal im Jahr eine aufwändig gedruckte Gesamtpreisliste. Dazu kommen verschiedene Spezialpreislisten für einzelne Bereiche.

Das gesamte Sortiment und die Kombinationsoptionen der Komponenten werden darin mit tabellarischen Übersichten, zahlreichen Abbildungen von Einzelkomponenten (z.B. Regler, Anschlusskomponenten, Heizgeräte) und technischen Zeichnungen sowie Ausstattungsmerkmalen und Preisen abgebildet.

Die „Preisliste Gesamtprogramm“ stellt für Vaillant Deutschland den zentralen Produktkatalog dar. Da im Laufe eines Jahres immer wieder Preisanpassungen und Änderungen erfolgen, entspricht das Gesamtprogramm allerdings nach relativ kurzer Zeit nicht mehr dem aktuellsten Stand. Es war daher wichtig, künftig die komplexen Produktstrukturen 1:1 im zentralen Product Information Management wiederfinden zu können. Bilder und Mediadaten, als auch Dokumente wie Bedienungs- und Installationsanleitungen sollten transparent mit den Produktinformationen verknüpft werden.

Die Katalogerstellung sollte mit geringstmöglichen manuellen Aufwand erfolgen. Aktualisierungen in Datensätzen sollten automatisch in allen Medien übernommen werden. Die Übergabe in einen Produkt-Konfigurator und in Online-Kataloge sollte systemgestützt erfolgen. Notwendig waren außerdem die Übergabe von Produktinformationen nach branchenüblichen Standardverfahren im Fachhandwerk und Baugewerbe, sowie die Unterstützung entsprechender Austauschformate und Schnittstellen wie DATANORM, GAEB, Arge Neue Medien. Die effiziente, durchgehende Bereitstellung von aktuellen Produktinformationen und Planungsanlagen für interne und externe Mitarbeiter, Niederlassungen und Dienstleister sollten so gewährleistet werden.

Product Information Management

SDZeCOM wurde von der Vaillant Group beauftragt, diese komplexen Prozesse transparent zu machen und ein Product Information Management System (PIM) einzurichten, welches alle Anforderungen erfüllt.

Die Wahl fiel hierbei auf die Gesamtlösung von Contentserv, welche ein PIM, ein Media Asset Management System (MAM) und eine Katalogplanung vereint.

Die benötigten Produktgruppen, -typen, -komponenten und -varianten sowie sämtliche erforderlichen Produktattribute wurden in der PIM Suite in der erforderlichen Struktur angelegt und anschließend die Daten aus dem Vorgänger-System übernommen.

Für die Verwaltung aller den Produkten zugeordneten Mediadaten, Vorlagen und Dokumenten, wie Bilddaten, Pläne, Bedienungs- und Installationsanleitungen, fertige PDF-Dokumente und Layout-Templates dient das nahtlos integrierte Media Asset Management, die MAM Suite.

Hier wurden die Mediadaten medienneutral gespeichert, versioniert vorgehalten sowie für ein schnelles Auffinden bzw. Filtern mit Merkmalen und Schlagworten versehen. Die hier eingepflegten Daten wurden direkt mit den Produktdaten im PIM verknüpft.

Hoch automatisierte Katalogausleitung
Für die hoch automatisierte Katalogausleitung wurde der PIM InBetween Connector implementiert. Die vom PIM System bereitsgestellten Informationen werden damit in von SDZeCOM speziell vorbereitete Vorlagen (dynamische Templates) überspielt, um dort automatisch standardisierte INDD-Seiten, z.B. mit komplexen Tabellen und umfangreichen Produktübersichten zu erzeugen.

Über die visuelle Seitenplanung des ebenfalls eingerichteten Publication Manager haben die Anwender bei Vaillant alle Seiten des Katalogs und dessen Fortschritt in einem Redaktions-Cockpit im Blick. Hier können sie Seitenstrecken verplanen, die verfügbaren Layout-Vorlagen zuweisen, per Drag & Drop die gewünschten Produkte und Produktbereiche auf dynamische, regelbasierte Vorlagen zuweisen oder einzelne manuell erstellte Kreativseiten platzieren.

Von hier kann dann die Ausgabe per Knopfdruck angestoßen werden. Bis zu 80% des Kataloges lassen sich so ohne manuellen Aufwand erzeugen. Unter anderem lässt sich so auch automatisch das finale Inhaltsverzeichnis generieren.

Gesamt-, Großhandels-, Paket- und weitere Sonder-Preislisten sowie Planungsunterlagen können so in einem Bruchteil der bisherigen Zeit erzeugt werden. Dabei wird die InDesign-Buch-Funktion unterstützt, um aus einzelnen Kapitel-Dateien den komplexen Katalog zu erzeugen.

Fertige Print-Kataloge können als InDesign-Dokument gespeichert werden und anschließend direkt über den Browser mit Feinkorrekturen versehen werden. Je nach Berechtigungen der Anwender werden dabei Änderungen direkt im Dokument durchgeführt oder nur Änderungsnotizen angebracht zur Beauftragung berechtigter Anwender.

Fazit: Durch die enorme Zeit- und Kostenersparnis bei der Bereitstellung von Informationsmedien ist Vaillant in der Lage die Qualität seiner Produktinformationen konsequent sicherzustellen, auf Marktanforderungen unmittelbar zu reagieren und zukünftigen Anforderungen wie der Anbindung weiterer Marken und Ländergesellschaften, Händlerportale und Werbemittelproduktion gelassen entgegen zu sehen – mit Freiraum für Ideen statt ineffizienten Prozessen.

Hier können Sie sich kostenlos das Interview der Vaillant Group zum Thema „ENERGIEGELADEN Mehr Power auf dem Weg zur Digitalisierung“ herunterladen.

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