Es muss nicht immer PIM sein

ERP goes Database Publishing

Aalen. Schon länger existiert die Idee, das Enterprise-Resource-Planning-System als zentrale Datenquelle für die Produktion von Printmedien zu nutzen. Was aufgrund unflexibler Datenmodelle und mangelnder Exportmöglichkeiten der Systeme vor einigen Jahren noch undenkbar war, bietet heute bei bestimmten Aufgabestellungen eine interessante Alternative.

Der Gedanke, an das firmeneigene ERP-System zu installieren, liegt nahe. Schließlich
zählt die Stammdatenpflege seit jeher zu den Kernfunktionen dieser Systeme. Zudem könnte die vorhandene IT-Infrastruktur genutzt werden.

Zentrale Produktdatenhaltung klingt einfach

Man kombiniert also flugs eine Datenbank-Anwendung für mehrere User mit einer gut strukturierten Benutzeroberfläche und schafft die Möglichkeit, Sachmerkmale und Beschreibungen für einen Artikel zu erfassen sowie eine Export-Schnittstelle. Klingt einfach, ist aber nicht so. Datenpflege, die Einbindung von Dateien, die Selektion der Daten und ihre Exportmöglichkeiten entpuppen sich häufig als Stolpersteine auf dem Weg zum ERP gestützten Publishing.

Worum geht’s eigentlich?

Ob man beim Database Publishing dem ERP den Vorzug vor einem PIM-System geben soll – allein diese Fragestellung löst in der Regel eine heftige Diskussion aus. Deshalb soll an dieser Stelle ausschließlich auf technischen Voraussetzungen für eine Printproduktion eingegangen werden.

Beim Database-Publishing-System können zwei grundlegende Systematiken unterschieden werden: Entweder die schnelle, weil direkte Generierung von druckfähigen Endseiten (meistens im PDF Format) ohne Bearbeitungsmöglichkeiten in einem DTP Programm. Oder der flexible Weg, bei dem DTP Dokumente automatisch erzeugt werden, die noch im DTP-Programm nachträglich bearbeitet werden können.

Grundlage für beide Wege ist ein strukturierter Datenexport häufig im XMLoder CSV-Format. Er enthält alle printrelevanten Informationen. Im Klartext heißt das aber: Neben den eigentlichen Inhalten werden auch Informationen über die Sortierung von Produktgruppen, Artikelnummern oder Eigenschaften wie Fettdruck oder Kursivstellung benötigt. Auch müssen die Steuerattribute, die man für die regelbasierte Ausgabe von Templates benötigt, gepflegt werden.

Ein Praxisproblem des Database Publishings ist heute also weniger die Ausgabe in den Druck. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich so gut wie jedes Layout umsetzen. Ein Knackpunkt ist vielmehr die Qualität der Daten und die Datenpflege. Hier entscheidet sich, in welchem Umfang ein ERP-System die Rolle der zentralen Datenbank übernehmen kann.[...]

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